Nên thành lập chi nhánh hay văn phòng đại diện cho công ty?

Khi doanh nghiệp có nhu cầu muốn mở rộng thị trường và đẩy mạnh phát triển hoạt động kinh doanh thì nên thành lập chi nhánh hay văn phòng đại diện? Việc thành lập chi nhánh hay văn phòng đại diện cần nắm rõ những quy định pháp lý nào để tránh những rủi ro, hậu quả không đáng tiếc xảy ra cho doanh nghiệp.

Mục lục bài viết

1. Đặc điểm của chi nhánh hoặc văn phòng đại diện

1.1. Chi nhánh

Theo khoản 1, Điều 44 luật doanh nghiệp 2020: “Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.”

– Về hoạt động kinh doanh: Chi nhánh được thực hiện các hoạt động với mục đích sinh lời nằm trong phạm vi ngành, nghề mà doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh. Do đó chi nhánh không được đăng ký ngành nghề kinh doanh khác với ngành nghề mà doanh nghiệp đã đăng ký.

– Về thẩm quyền đại diện: Chi nhánh được quyền thực hiện một phần hay toàn bộ chức năng của công ty còn tùy thuộc vào sự ủy quyền của doanh nghiệp. Đối với quyền đại diện của chi nhánh cần phân biệt rõ ràng thẩm quyền của giám đốc chi nhánh với người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có quyền điều phối toàn bộ các vấn đề liên quan tới chi nhánh, bao gồm cả vấn đề về đại diện chi nhánh. Có thể hiểu là bất cứ hoạt động kinh doanh nào của chi nhánh muốn thực hiện được đều phải thông qua sự đồng ý từ phía doanh nghiệp, giám đốc chi nhánh có thẩm quyền đại diện cho chi nhánh chỉ khi nhận được sự ủy quyền từ người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

– Về tài chính: Trong trường hợp chi nhánh và công ty mẹ khác tỉnh thì chi nhánh phải có con dấu và chữ ký số riêng để làm báo cáo thuế hàng quý và nộp thuế môn bài. Chi nhánh có thể hạch toán kế toán độc lập hoặc có thể phụ thuộc vào doanh nghiệp.

Như vậy chi nhánh là đơn vị phụ thuộc doanh nghiệp được thành lập tại một địa điểm nhất định bên ngoài trụ sở chính. Mục đích của việc thành lập chi nhánh là để mở rộng quy mô, thị trường kinh doanh doanh nghiệp. Phạm vi hoạt động của một chi nhánh sẽ phụ thuộc vào mục đích của doanh nghiệp khi thành lập chi nhánh.

1.2. Văn phòng đại diện

Theo khoản 2, Điều 44 luật doanh nghiệp 2020: “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.”

Văn phòng đại diện không được phép tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm mục đích thu lợi nhuận mà chỉ có chức năng xúc tiến, tìm kiếm, thúc đẩy và hỗ trợ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức kinh tế mà mình đại diện. Hoạt động của văn phòng đại diện về bản chất là đại diện cho tổ chức kinh tế và trên cơ sở ủy quyền của tổ chức đó.

Khoản 5 Điều 84 Bộ luật dân sự 2015 quy định: “Người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện thực hiện nhiệm vụ theo ủy quyền của pháp nhân trong phạm vi và thời hạn được ủy quyền”. Người đứng đầu chi nhánh hay văn phòng đại diện không đương nhiên có quyền đại diện cho chi nhánh hay văn phòng đại diện ký kết hợp đồng mà quyền này chỉ phát sinh khi có ủy quyền của người đại diện của công ty.

Như vậy, người đứng đầu chi nhánh hay văn phòng đại điện của Công ty có thể giao kết hợp đồng mua bán nếu được sự ủy quyền bằng văn bản của Công ty. Việc ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao kết hợp đồng chứ không được quyền nhân danh chính mình để ký kết hợp đồng riêng.

Nên lựa chọn thành lập chi nhánh hay văn phòng đại diện cho công ty — Nên thành lập chi nhánh hay văn phòng đại diện cho công ty

2. Nên thành lập chi nhánh hay văn phòng đại diện

Qua những phân tích về đặc điểm thì chi nhánh có nhiều chức năng hơn, đồng thời linh hoạt hơn trong việc lựa chọn hình thức hạch toán. Tuy nhiên, việc thành lập chi nhánh sẽ phát sinh khoản thuế phải nộp như: lệ phí môn bài. Khi đăng ký hình thức hạch toán độc lập thì chi nhánh còn phải làm các báo cáo hàng quý và quyết toán thuế cuối năm.

Nếu doanh nghiệp muốn có một đơn vị hỗ trợ quảng bá sản phẩm, dịch vụ hay xúc tiến mối quan hệ với khách hàng, văn phòng đại diện sẽ là lựa chọn phù hợp. Còn nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu mở rộng thị trường và đẩy mạnh hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp nên lựa chọn thành lập chi nhánh công ty.

3. Hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện

Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh hay văn phòng đại diện.

Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

a) Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;

b) Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;

c) Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.

Thời gian giải quyết thủ tục xin thành lập: 03 ngày bắt đầu từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ, sau khi xem xét tính hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện và cập nhật thông tin về địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh cho doanh nghiệp.

Trên đây là bài viết của Hãng Luật Bạch Tuyết về “Nên thành lập chi nhánh hay văn phòng đại diện cho công ty”. Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ với chúng tôi qua thông tin sau:

1/ Trụ sở: 1132 Lê Đức Thọ, Phường 13, quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh