HỒ SƠ, THỦ TỤC GIA HẠN GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG 2025

Một trong những điều kiện để người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam làm việc hợp pháp tại Việt Nam là có giấy phép lao động do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp (trừ trường hợp được miễn) theo quy định tại Điều 154 Bộ luật Lao động 2019. Khi giấy phép hết thời hạn, “Gia hạn giấy phép lao động” là thủ tục bắt buộc để người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Việc nắm rõ hồ sơ, thủ tục gia hạn giấy phép lao động không chỉ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn tránh được các rủi ro pháp lý không đáng có.

Bài viết dưới đây Hãng Luật Bạch Tuyết sẽ cung cấp chi tiết hồ sơ, thủ tục gia hạn giấy phép lao động theo đúng quy định của pháp luật mới nhất 2025.

Mục lục bài viết

1. Hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động

Giấy phép lao động có thời hạn tối đa là 02 (hai) năm và chỉ được thực hiện gia hạn một lần với thời hạn tối đa 02 (hai) năm.

Điều 27 Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam bao gồm:

(1) Văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị gia hạn giấy phép lao động theo Mẫu số 03 – Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP:

Tải Về [18.18 KB]

(2) Giấy khám sức khỏe do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có đủ điều kiện cấp, trừ trường hợp kết quả khám sức khỏe đã được kết nối, chia sẻ trên Hệ thống thông tin về quản lý hoạt động khám bệnh, chữa bệnh hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia về y tế. Đối với giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền của nước ngoài cấp được sử dụng trong trường hợp Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ cấp giấy khám sức khỏe có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau và thời hạn sử dụng của giấy khám sức khỏe đó không quá 12 tháng kể từ ngày được cấp.

(3) 02 ảnh màu (kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính).

(4) Giấy phép lao động còn thời hạn đã được cấp.

(5) Hộ chiếu còn thời hạn.

(6) Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc của người lao động nước ngoài trừ trường hợp người lao động nước ngoài làm việc theo hình thức quy định tại điểm a khoản 1 Điều 2 Nghị định này (thực hiện hợp đồng lao động), là một trong các giấy tờ sau:

– Một trong các giấy tờ quy định tại điểm b, d, đ và e khoản 6 Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, cụ thể:

Các trường hợp “Thực hiện các loại hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, xã hội” và “Tham gia thực hiện các gói thầu, dự án tại Việt Nam”: Văn bản của người sử dụng lao động cử người lao động nước ngoài kèm hợp đồng hoặc thỏa thuận được ký kết.
Trường hợp “Chào bán dịch vụ”: Văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ;
Trường hợp “Được điều chuyển từ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ở nước ngoài sang Việt Nam làm việc trừ trường hợp di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp”: Văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam và phù hợp với vị trí dự kiến làm việc;
Trường hợp là “Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần, chủ sở hữu, thành viên của công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị góp vốn dưới 3 tỷ đồng”: Giấy tờ chứng minh là nhà quản lý theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 219/2025/NĐ-CP;

– Trường hợp “Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp”: Văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc có thời hạn tại hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam;

– Trường hợp “Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng”: Hợp đồng cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài.

*Lưu ý:

– Các giấy tờ trong hồ sơ gia hạn giấy phép lao động đối với người lao động nước ngoài nếu của nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại hoặc theo quy định của pháp luật.

– Giấy tờ đã được hợp pháp hóa lãnh sự phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật. Trường hợp giấy tờ là bản sao phải được chứng thực với bản gốc trước khi dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật.

Hồ sơ, thủ tục gia hạn giấy phép lao động

2. Trình tự gia hạn giấy phép lao động

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nêu tại Mục 1 – Hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động, người sử dụng lao động thực hiện trình tự gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo quy định tại Điều 28 Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Theo đó, việc gia hạn giấy phép lao động sẽ do người sử dụng lao động thực hiện theo trình tự như sau:

Bước 1: Chuẩn bị 01 bộ hồ sơ theo quy định.

Bước 2: Nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động.

(1) Thời hạn nộp: Trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi hết hạn giấy phép lao động.

(2) Cách thức nộp:

Nộp trực tiếp; hoặc
Thông qua dịch vụ bưu chính công ích; hoặc
Thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc qua ủy quyền.

(3) Nơi nộp: Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài đang làm việc.

Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương chuyển hồ sơ theo quy định của pháp luật về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại bộ phận một cửa và cổng Dịch vụ công quốc gia đến cơ quan có thẩm quyền gia hạn giấy phép lao động.

Bước 3: Nhận giấy phép lao động đã được gia hạn.

Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu và thực hiện gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài.

Trường hợp không chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài hoặc không gia hạn giấy phép lao động phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.

* Lưu ý:

– Đối với người lao động nước ngoài thực hiện hợp đồng lao động, thực hiện hợp đồng lao động với cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam:

Sau khi người lao động nước ngoài được gia hạn giấy phép lao động, người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam trước ngày dự kiến tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động.

– Khi được yêu cầu, người sử dụng lao động phải gửi bản sao hợp đồng lao động đã ký kết tới cơ quan có thẩm quyền đã cấp giấy phép lao động đó.

3. Thời hạn của giấy phép lao động được gia hạn

Điều 29 Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định thời hạn của giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần với thời hạn tối đa là 02 năm.

Thời hạn gia hạn cụ thể theo thời hạn của một trong các trường hợp quy định tại Điều 21 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, như sau:

Thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến sẽ ký kết;
Thời hạn trong văn bản của bên nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam;
Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài, giữa các đối tác Việt Nam;
Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài;
Thời hạn trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ;
Thời hạn đã được xác định trong giấy phép kinh doanh, thành lập, hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp;
Thời hạn trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để thành lập hiện diện thương mại của nhà cung cấp dịch vụ đó;
Thời hạn trong văn bản chứng minh người lao động nước ngoài được tham gia vào hoạt động của một doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam;
Thời hạn trong văn bản của bên nước ngoài cử người lao động nước ngoài theo thỏa thuận hoặc điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên;
Thời hạn trong văn bản của bên nước ngoài cử người lao động nước ngoài theo thỏa thuận quốc tế mà cơ quan, tổ chức ở Trung ương, cấp tỉnh ký kết.

4. Xử phạt hành vi sử dụng giấy phép lao động đã hết hạn

Người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam sử dụng giấy phép lao động đã hết hiệu lực sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính.

Căn cứ điểm b khoản 3, khoản 4 và khoản 5 Điều 32 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi sử dụng giấy phép lao động đã hết hạn bị xử phạt như sau:

– Đối với người lao động nước ngoài:

Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng.
Hình thức xử phạt bổ sung: Trục xuất người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam vi phạm.

– Đối với người sử dụng lao động:

Vi phạm từ 01 người đến 10 người: Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 45.000.000 đồng;
Vi phạm từ 11 người đến 20 người: Phạt tiền từ 45.000.000 đồng đến 60.000.000 đồng;
Vi phạm từ 21 người trở lên: Phạt tiền từ 60.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng.

Lưu ý: Mức phạt tiền đối với hành vi vi phạm nêu trên là mức phạt áp dụng đối với cá nhân. Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

5. Kết luận

Gia hạn giấy phép lao động là thủ tục bắt buộc trước khi giấy phép lao động hết hạn. Các bên trong quan hệ lao động cần lưu ý theo dõi và thực hiện đúng, đầy đủ các thủ tục từ việc chuẩn bị hồ sơ đến nộp hồ sơ gia hạn để đảm bảo quyền lợi hợp pháp của mình.

Nếu Quý Khách hàng cần hỗ trợ thủ tục gia hạn giấy phép lao động, liên hệ ngay Hãng Luật Bạch Tuyết để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ tốt nhất!

Bài viết trên được Hãng Luật Bạch Tuyết biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo về chủ đề “Hồ sơ, thủ tục gia hạn giấy phép lao động”. Nội dung không phải là ý kiến tư vấn pháp lý cho một trường hợp cụ thể. Các quy định pháp luật được trích dẫn có hiệu lực tại thời điểm đăng tải, tuy nhiên có thể đã được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế sau đó. Vì vậy, Quý khách hàng nên tham khảo ý kiến chuyên gia trước khi áp dụng vào tình huống thực tế.

Nếu Quý khách hàng có thắc mắc liên quan đến chủ đề trên hoặc cần tư vấn pháp lý trong các lĩnh vực khác, vui lòng liên hệ với Hãng Luật Bạch Tuyết theo thông tin sau:

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Trụ sở chính: 1132 Lê Đức Thọ, phường An Hội Đông, Thành phố Hồ Chí Minh.

Fanpage: Hãng Luật Bạch Tuyết

Tel: 0986 797 648

Chi nhánh 1: 529/122 Huỳnh Văn Bánh, phường Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh.

Fanpage: Hãng Luật Bạch Tuyết – Chi nhánh Phú Nhuận

Tel: 0376 019 226

Chi nhánh 2: Tầng 3, 56 Bùi Thiện Ngộ, phường Nam Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa.

Fanpage: Hãng Luật Bạch Tuyết – CN Nha Trang

Tel: 0971 926 781

Email: luatbachtuyet@gmail.com

Website: Hãng Luật Bạch Tuyết