HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ CẤP GIẤY XÁC NHẬN KHÔNG THUỘC DIỆN CẤP GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG
Trong bối cảnh hội nhập quốc tế, việc sử dụng lao động nước ngoài trở nên phổ biến. Hầu hết lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam đều phải xin cấp giấy phép lao động, nhưng cũng có những trường hợp thuộc diện được miễn cấp giấy phép lao động. Đối với các trường hợp được miễn cấp giấy phép lao động, Người sử dụng lao động phải làm thủ tục đề nghị cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.
Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn đọc các hướng dẫn cần thiết, giúp bạn hiểu rõ quy trình thực hiện và hồ sơ cần chuẩn bị khi đề nghị cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật lao động Việt Nam.
1. Xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động
Không phải tất cả người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam đều bắt buộc phải xin cấp Giấy phép lao động. Một số trường hợp thuộc diện được miễn cấp Giấy phép lao động được quy định cụ thể tại Điều 154 của Bộ luật Lao động 2019 và Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP (quy định chi tiết về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam).
Căn cứ khoản 4 và khoản 5 Điều 9 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, tùy từng trường hợp cụ thể thuộc diện miễn cấp giấy phép lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm thực hiện thủ tục xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động hoặc chỉ cần thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan có thẩm quyền theo quy định.
1.1. Trường hợp chỉ cần thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan có thẩm quyền
(1) Các trường hợp cụ thể được quy định tại các khoản 4, 5, 6 và 8 Điều 154 của Bộ luật Lao động và khoản 2, 3, 5, 8, 10 và điểm a khoản 13 Điều 7 của Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người sử dụng lao động không cần làm thủ tục xin cấp giấy xác nhận mà chỉ cần thực hiện nghĩa vụ thông báo. Cụ thể:
- Là Trưởng văn phòng đại diện, dự án hoặc chịu trách nhiệm chính về hoạt động của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam.
- Vào Việt Nam với thời hạn dưới 03 tháng để thực hiện chào bán dịch vụ.
- Vào Việt Nam với thời hạn dưới 03 tháng để xử lý sự cố, tình huống kỹ thuật, công nghệ phức tạp nảy sinh làm ảnh hưởng hoặc có nguy cơ ảnh hưởng tới sản xuất, kinh doanh mà các chuyên gia Việt Nam và các chuyên gia nước ngoài hiện đang ở Việt Nam không xử lý được.
- Là luật sư nước ngoài đã được cấp Giấy phép hành nghề luật sư tại Việt Nam theo quy định của Luật Luật sư.
- Người nước ngoài kết hôn với người Việt Nam và sinh sống trên lãnh thổ Việt Nam.
- Là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên của công ty trách nhiệm hữu hạn.
- Là Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc thành viên Hội đồng quản trị có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên của công ty cổ phần.
- Phóng viên nước ngoài hoạt động thông tin báo chí được Bộ Ngoại giao xác nhận.
- Thân nhân thành viên cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam được phép làm việc tại Việt Nam theo quy định tại điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.
- Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại.
- Người lao động nước ngoài là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật vào Việt Nam làm việc có tổng thời gian dưới 90 ngày trong 01 năm, tính từ 01 tháng 01 đến ngày cuối cùng của năm.
Nội dung thông báo cơ bản đối với các trường hợp này gồm: Họ và tên, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, số hộ chiếu, tên người sử dụng lao động nước ngoài, địa điểm làm việc và thời hạn làm việc.
(2) Trường hợp Người lao động làm việc tại nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương: Khi một Người lao động nước ngoài đã được cấp Giấy xác nhận và có nhu cầu làm việc cho cùng một người sử dụng lao động nhưng tại nhiều tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương khác nhau.
Người sử dụng lao động phải thông báo cho cơ quan có thẩm quyền tại địa phương mới (nơi người lao động sắp đến làm việc).
Nội dung thông báo cơ bản trong trường hợp này gồm: Họ và tên, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, số hộ chiếu, số giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động, tên người sử dụng lao động nước ngoài, ngày bắt đầu và ngày kết thúc làm việc.
1.2. Trường hợp phải thực hiện thủ tục cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động
Các trường hợp được miễn giấy phép lao động còn lại quy định tại các khoản 1, 2, 3, và 7 Điều 154 của Bộ luật Lao động và khoản 1, 4, 6, 9, điểm b khoản 13, khoản 14, 15 Điều 7 của Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người sử dụng lao động bắt buộc phải thực hiện thủ tục cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.
Để tìm hiểu chi tiết về các trường hợp được miễn Giấy phép lao động này, bạn đọc có thể tham khảo bài viết với chủ đề “Lao động nước ngoài nào làm việc tại Việt Nam không cần giấy phép lao động?” của Hãng luật Bạch Tuyết tại đây: [Tại đây].
2. Hồ sơ đề nghị cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động
Để được cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động, cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. Theo quy định tại Điều 8 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động bao gồm các giấy tờ sau:
Các loại giấy tờ chung:
(1) Văn bản đề nghị cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động (Theo Mẫu số 01 tại Phụ lục kèm theo)
Mẫu số 01:
(2) Giấy khám sức khỏe:
– Được cấp bởi cơ sở y tế có đủ điều kiện, trừ trường hợp kết quả khám sức khỏe đã được kết nối, chia sẻ trên Hệ thống thông tin về quản lý hoạt động khám bệnh, chữa bệnh hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia về y tế.
– Đối với giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền của nước ngoài cấp được sử dụng trong trường hợp Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ cấp giấy khám sức khỏe có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau và thời hạn sử dụng của giấy khám sức khỏe đó không quá 12 tháng kể từ ngày được cấp.
(3) Ảnh màu: 02 ảnh kích thước 4cm x 6cm, phông nền trắng, chụp chính diện, đầu để trần và không đeo kính màu.
(4) Hộ chiếu còn thời hạn
(5) Giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động
Tùy thuộc vào đối tượng miễn trừ cụ thể, người sử dụng lao động cần cung cấp một trong các loại giấy tờ sau:
| Người lao động nước ngoài | Giấy tờ | |
| 1 | Trường hợp quy định tại Khoản 3 Điều 154 Bộ luật Lao động:
Hoặc một trong các trường hợp quy định tại Khoản 9, 14, 15 Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP:
|
Văn bản của cơ quan có thẩm quyền cấp theo quy định của pháp luật |
| 2 | Trường hợp quy định tại khoản 7 Điều 154 Bộ luật Lao động:
Hoặc một trong những trường hợp quy định tại các khoản 4, 6, 7, 11 và 12 Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP:
|
Văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người lao động nước ngoài kèm thỏa thuận hoặc điều ước quốc tế mà nước CHXHCN Việt Nam là thành viên. |
| 3 | Trường hợp quy định tại điểm b khoản 13 Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP:
|
– Văn bản chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật theo quy định tại Điều 19 Nghị định; và
– Văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc có thời hạn tại hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam; và – Xác nhận đã được người sử dụng lao động tại nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục ngay trước khi vào Việt Nam làm việc. |
3. Trình tự, thủ tục cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động
3.1. Thời hạn nộp hồ sơ
Đối với trường hợp thực hiện thủ tục cấp giấy xác nhận: Trong thời hạn 60 ngày và không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc, người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.
Đối với trường hợp thực hiện thủ tục thông báo: Người sử dụng lao động phải gửi thông báo đến cơ quan có thẩm quyền trước ít nhất 03 ngày làm việc, tính từ ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc tại Việt Nam.
Đối với trường hợp Người lao động làm việc tại nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương: Thông báo phải được gửi đi trước ít nhất 03 ngày làm việc so với ngày dự kiến bắt đầu công việc tại địa điểm mới.
3.2. Thẩm quyền
(1) Cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động: Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.
Trường hợp người lao động nước ngoài làm việc cho một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương: Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động có trụ sở chính.
(2) Thông báo: Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.
3.3. Địa điểm và phương thức nộp hồ sơ
Nộp hồ sơ đến phòng một cửa Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc. Người sử dụng lao động có thể lựa chọn nộp bằng một trong các hình thức sau:
– Nộp trực tiếp;
– Gửi qua dịch vụ bưu chính công ích;
– Sử dụng dịch vụ của một doanh nghiệp hoặc cá nhân;
– Thông qua người được ủy quyền hợp pháp.
3.4. Thời gian xử lý và trả kết quả
Trường hợp hồ sơ hợp lệ: Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 02 ban hành kèm theo Nghị định.
Trường hợp hồ sơ không hợp lệ hoặc bị từ chối: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền phải ra văn bản trả lời, trong đó nêu rõ lý do từ chối cấp.
4. Thời hạn giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động
Căn cứ Điều 10 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thời hạn giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động theo thời hạn của một trong các trường hợp quy định tại Điều 21 Nghị định này nhưng không quá 2 năm, cụ thể:
“Điều 21: Thời hạn của giấy phép lao động, giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao độngThời hạn của giấy phép lao động, giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động được cấp theo thời hạn của một trong các trường hợp sau đây nhưng không quá 02 năm:
a) Thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến sẽ ký kết;
b) Thời hạn trong văn bản của bên nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam;
c) Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài, giữa các đối tác Việt Nam;
d) Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài;
đ) Thời hạn trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ;
e) Thời hạn đã được xác định trong giấy phép kinh doanh, thành lập, hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp;
g) Thời hạn trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để thành lập hiện diện thương mại của nhà cung cấp dịch vụ đó;
h) Thời hạn trong văn bản chứng minh người lao động nước ngoài được tham gia vào hoạt động của một doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam;
i) Thời hạn trong văn bản của bên nước ngoài cử người lao động nước ngoài theo thỏa thuận hoặc điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên;
k) Thời hạn trong văn bản của bên nước ngoài cử người lao động nước ngoài theo thỏa thuận quốc tế mà cơ quan, tổ chức ở Trung ương, cấp tỉnh ký kết.
2. Thời hạn của giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đối với trường hợp quy định tại khoản 14, 15 Điều 7 Nghị định này là thời hạn do các bộ, cơ quan ngang bộ hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xác nhận, nhưng tối đa không quá 02 năm.”
*Lưu ý: Thời hạn làm việc không vượt quá thời hạn của giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã được cấp.
5. Kết luận
Như vậy, việc tuân thủ quy định về hồ sơ đề nghị cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động là một nghĩa vụ pháp lý quan trọng đối với các doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài thuộc diện miễn trừ. Việc nắm rõ các trường hợp áp dụng, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện đúng trình tự thủ tục không chỉ giúp Người lao động và Người sử dụng lao động tránh được các rủi ro pháp lý mà còn đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của các bên.
Bài viết trên được Hãng Luật Bạch Tuyết biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo về chủ đề “Hồ sơ đề nghị cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động”. Nội dung không phải là ý kiến tư vấn pháp lý cho một trường hợp cụ thể. Các quy định pháp luật được trích dẫn có hiệu lực tại thời điểm đăng tải, tuy nhiên có thể đã được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế sau đó. Vì vậy, Quý khách hàng nên tham khảo ý kiến chuyên gia trước khi áp dụng vào tình huống thực tế.
Nếu Quý khách hàng có thắc mắc liên quan đến chủ đề trên hoặc cần tư vấn pháp lý trong các lĩnh vực khác, vui lòng liên hệ với Hãng Luật Bạch Tuyết theo thông tin sau:
Trụ sở chính: 1132 Lê Đức Thọ, phường An Hội Đông, Thành phố Hồ Chí Minh.
Fanpage: Hãng Luật Bạch Tuyết
Tel: 0986 797 648
Chi nhánh 1: 529/122 Huỳnh Văn Bánh, phường Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh.
Fanpage: Hãng Luật Bạch Tuyết – Chi nhánh Phú Nhuận
Tel: 0376 019 226
Chi nhánh 2: Tầng 3, 56 Bùi Thiện Ngộ, phường Nam Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa.
Fanpage: Hãng Luật Bạch Tuyết – CN Nha Trang
Tel: 0971 926 781
Mail: luatbachtuyet@gmail.com
Website: https://hangluatbachtuyet.com/
Tik.tok: https://www.tiktok.com/@luat_su_nha_trang?lang=vi-VN
