HỒ SƠ VÀ QUY TRÌNH GIẢI THỂ CÔNG TY TNHH, CÔNG TY CỔ PHẦN
Giải thể doanh nghiệp là thủ tục pháp lý chấm dứt sự tồn tại của doanh nghiệp. Đây là một quy trình phức tạp, đòi hỏi doanh nghiệp phải hoàn tất các nghĩa vụ về thuế, về nợ, quyền lợi người lao động và các nghĩa vụ liên quan trước khi chính thức đóng cửa.
Bài viết dưới đây của Hãng Luật Bạch Tuyết sẽ hướng dẫn chi tiết “Hồ sơ và quy trình giải thể Công ty TNHH và Công ty Cổ phần” một trong các loại hình doanh nghiệp phổ biến theo quy định pháp luật hiện hành.
1. Giải thể doanh nghiệp là gì? Các trường hợp và điều kiện giải thể doanh nghiệp
Đối với khái niệm về giải thể doanh nghiệp Hãng Luật Bạch Tuyết đã có trình bày chi tiết về nội dung này, mời bạn đọc tham khảo: Các trường hợp và điều kiện để giải thể doanh nghiệp,
Hồ sơ và quy trình giải thể doanh nghiệp được quy định pháp luật chia thành 02 (hai) trường hợp thực hiện, cụ thể:
Trường hợp 1: Doanh nghiệp giải thể trong các trường hợp sau:
(1) Kết thúc thời hạn hoạt động đã ghi trong Điều lệ công ty mà không có quyết định gia hạn;
(2) Theo nghị quyết, quyết định của chủ doanh nghiệp đối với doanh nghiệp tư nhân, của Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh, của Hội đồng thành viên, chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần;
(3) Công ty không còn đủ số lượng thành viên, cổ đông tối thiểu theo quy định của Luật này trong thời hạn 06 tháng liên tục mà không làm thủ tục chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.
Trường hợp 2: Doanh nghiệp giải thể do bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, trừ trường hợp Luật Quản lý thuế có quy định khác.
2. Hồ sơ và quy trình giải thể doanh nghiệp
2.1. Hồ sơ và quy trình giải thể đối với doanh nghiệp giải thể thuộc Trường hợp 1
Việc đăng ký giải thể doanh nghiệp quy định tại các điểm a, b và c khoản 1 Điều 207 Luật Doanh nghiệp năm 2020 được sửa đổi, bổ sung năm 2025 được thực hiện theo trình tự, thủ tục sau đây:
Bước 1: Doanh nghiệp thông qua nghị quyết, quyết định giải thể doanh nghiệp, nội dung bắt buộc của nghị quyết, quyết định giải thể doanh nghiệp bao gồm:
– Tên, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp;
– Lý do giải thể;
– Thời hạn, thủ tục thanh lý hợp đồng và thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp;
– Phương án xử lý các nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng lao động;
– Họ, tên, chữ ký của Hội động thành viên hoặc chủ sở hữu công ty, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch hội đồng quản trị.
Bước 2: Hội đồng thành viên hoặc chủ sở hữu công ty, Hội đồng quản trị trực tiếp tổ chức thanh lý tài sản doanh nghiệp, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định thành lập tổ chức thanh lý riêng;
Bước 3: Trong thời hạn 07 ngày kể từ ngày thông qua nghị quyết hoặc quyết định giải thể ở Bước 1, doanh nghiệp gửi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, cơ quan thuế, người lao động trong doanh nghiệp các giấy tờ sau đây:
– Nghị quyết hoặc quyết định giải thể của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên; của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên; Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc giải thể doanh nghiệp;
– Biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên; của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc giải thể doanh nghiệp;
– Phương án giải quyết nợ (Nếu có).
Nghị quyết, quyết định giải thể phải được đăng trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và được niêm yết công khai tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp.
Trường hợp doanh nghiệp còn nghĩa vụ tài chính chưa thanh toán thì phải gửi kèm theo nghị quyết, quyết định giải thể và phương án giải quyết nợ đến các chủ nợ, người có quyền, nghĩa vụ và lợi ích có liên quan; Phương án giải quyết nợ phải có tên, địa chỉ của chủ nợ; số nợ, thời hạn, địa điểm và phương thức thanh toán số nợ đó; cách thức và thời hạn giải quyết khiếu nại của chủ nợ..
Bước 4: Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo tình trạng doanh nghiệp đang làm thủ tục giải thể trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp ngay sau khi nhận được nghị quyết, quyết định giải thể của doanh nghiệp. Kèm theo thông báo phải đăng tải nghị quyết, quyết định giải thể và phương án giải quyết nợ (nếu có);
Trong thời hạn 03 ngày kể từ ngày nhận được nghị quyết, quyết định giải thể. Cơ quan đăng ký ký kinh doanh cấp tỉnh thực hiện:
– Đăng tải nghị quyết hoặc quyết định giải thể đồng thời thông báo tình trạng doanh nghiệp đang làm thủ tục giải thể, tình trạng chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đang làm thủ tục chấm dứt hoạt động trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;
– Chuyển tình trạng pháp lý của doanh nghiệp sang tình trạng đang làm thủ tục giải thể, chuyển tình trạng pháp lý của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh sang tình trạng đang làm thủ tục chấm dứt hoạt động trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;
– Gửi thông tin về việc giải thể của doanh nghiệp, thông tin về việc đang làm thủ tục chấm dứt hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh cho Cơ quan thuế, cơ quan thi hành án dân sự.
Bước 5: Thanh toán hết các khoản nợ
Các khoản nợ của doanh nghiệp giải thể được thanh toán theo thứ tự ưu tiên sau đây:
– Các khoản nợ lương, trợ cấp thôi việc, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của pháp luật và các quyền lợi khác của người lao động theo thỏa ước lao động tập thể và hợp đồng lao động đã ký kết;
– Nợ thuế;
– Các khoản nợ khác;
Sau khi đã thanh toán chi phí giải thể doanh nghiệp và các khoản nợ, phần còn lại chia cho các thành viên, cổ đông hoặc chủ sở hữu công ty theo tỷ lệ sở hữu phần vốn góp, cổ phần.
Bước 6: Trước khi nộp hồ sơ đăng ký giải thể doanh nghiệp, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh (Thủ tục đăng ký chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh được quy định chi tiết tại Điều 66 Nghị định 168/2025/NĐ-CP).
Bước 7: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký giải thể doanh nghiệp.
Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày thanh toán hết các khoản nợ của doanh nghiệp, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký giải thể doanh nghiệp đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, hồ sơ đăng ký giải thể doanh nghiệp bao gồm:
(1) Thông báo về giải thể doanh nghiệp;
(2) Báo cáo thanh lý tài sản doanh nghiệp; danh sách chủ nợ và số nợ đã thanh toán, gồm cả thanh toán hết các khoản nợ về thuế và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động sau khi quyết định giải thể doanh nghiệp (nếu có).
Bước 8: Cơ quan đăng ký kinh doanh cập nhật tình trạng pháp lý của doanh nghiệp: Sau thời hạn 180 ngày kể từ ngày nhận được nghị quyết, quyết định giải thể theo Bước 3, mà không nhận được ý kiến về việc giải thể từ doanh nghiệp hoặc phản đối của các bên có liên quan bằng văn bản trong 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ giải thể, Cơ quan đăng ký kinh doanh cập nhật tình trạng pháp lý của doanh nghiệp trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Trình tự thực hiện cụ thể như sau:
(1) Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký giải thể doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh gửi thông tin về việc doanh nghiệp đăng ký giải thể cho Cơ quan thuế.
– Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin, Cơ quan thuế gửi ý kiến về việc hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế của doanh nghiệp đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.
– Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký giải thể doanh nghiệp Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thực hiện chuyển tình trạng pháp lý của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp sang tình trạng đã giải thể nếu:
+ Không nhận được ý kiến của Cơ quan thuế;
+ Nhận được ý kiến của Cơ quan thuế xác nhận doanh nghiệp đã hoàn thành nghĩa vụ thuế.
Đồng thời, đăng tải thông báo về việc giải thể của doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Trường hợp Cơ quan thuế có ý kiến từ chối do doanh nghiệp chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế theo quy định thì Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh ra thông báo cho doanh nghiệp biết.
(2) Sau thời hạn 180 ngày kể từ ngày Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nhận được nghị quyết hoặc quyết định giải thể của doanh nghiệp mà Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh không nhận được hồ sơ đăng ký giải thể của doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh và ý kiến phản đối bằng văn bản của Cơ quan quản lý thuế hoặc tổ chức, cá nhân có liên quan khác, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh chuyển tình trạng pháp lý của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp sang tình trạng đã giải thể, đã chấm dứt hoạt động, đồng thời ra thông báo doanh nghiệp đã giải thể, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đã chấm dứt hoạt động trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc thời hạn nêu trên.
***Trường hợp doanh nghiệp không muốn tiếp tục thực hiện giải thể: Trong thời hạn 180 ngày kể từ ngày Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nhận được nghị quyết hoặc quyết định giải thể và tình trạng pháp lý của doanh nghiệp chưa bị chuyển sang tình trạng đã giải thể trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, nếu doanh nghiệp không tiếp tục thực hiện giải thể thì thực hiện các bước sau đây:
– Gửi thông báo về việc hủy bỏ nghị quyết hoặc quyết định giải thể đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính; Kèm theo thông báo phải có nghị quyết hoặc quyết định của Chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên, Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, Đại hội đồng cổ đông đối với công ty Cổ phần về việc hủy bỏ nghị quyết hoặc quyết định giải thể.
– Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo về việc hủy bỏ nghị quyết hoặc quyết định giải thể doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh phải đăng tải thông báo và nghị quyết hoặc quyết định về việc hủy bỏ nghị quyết hoặc quyết định giải thể doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đồng thời, khôi phục tình trạng pháp lý của doanh nghiệp trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và gửi thông tin cho Cơ quan thuế.
***Đối với doanh nghiệp sử dụng con dấu do cơ quan công an cấp, doanh nghiệp có trách nhiệm trả con dấu, Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu cho cơ quan công an theo quy định.
2.2. Hồ sơ và quy trình giải thể đối với doanh nghiệp giải thể thuộc Trường hợp 2
Việc giải thể doanh nghiệp trong trường hợp bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc theo quyết định của Tòa án được thực hiện theo trình tự, thủ tục sau đây:
Bước 1: Cơ quan đăng ký kinh doanh thông báo tình trạng doanh nghiệp đang làm thủ tục giải thể trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp đồng thời với việc ra quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc ngay sau khi nhận được quyết định giải thể của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật. Kèm theo thông báo phải đăng tải quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật. Cụ thể:
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày ra quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc nhận được quyết định giải thể của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thực hiện như sau:
(1) Đăng tải quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc quyết định giải thể của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp; Thông báo tình trạng doanh nghiệp đang làm thủ tục giải thể, tình trạng chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đang làm thủ tục chấm dứt hoạt động trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, trừ trường hợp doanh nghiệp bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo đề nghị của Cơ quan quản lý thuế;
(2) Chuyển tình trạng pháp lý của doanh nghiệp sang tình trạng đang làm thủ tục giải thể; chuyển tình trạng pháp lý của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh sang tình trạng đang làm thủ tục chấm dứt hoạt động trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, trừ trường hợp doanh nghiệp bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo đề nghị của Cơ quan quản lý thuế;
(3) Gửi thông tin về việc giải thể của doanh nghiệp, chấm dứt hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh cho Cơ quan thuế, cơ quan thi hành án dân sự.
Bước 2: Doanh nghiệp triệu tập họp để quyết định giải thể: Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc quyết định của Tòa án có hiệu lực pháp luật, doanh nghiệp phải triệu tập họp để quyết định giải thể.
Nghị quyết, quyết định giải thể và bản sao quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc quyết định của Tòa án có hiệu lực pháp luật phải được gửi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế, người lao động trong doanh nghiệp và phải được niêm yết công khai tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Đối với trường hợp pháp luật yêu cầu phải đăng báo thì nghị quyết, quyết định giải thể doanh nghiệp phải được đăng ít nhất trên 01 tờ báo in hoặc báo điện tử trong 03 số liên tiếp.
Trường hợp doanh nghiệp còn nghĩa vụ tài chính chưa thanh toán thì phải đồng thời gửi kèm theo nghị quyết, quyết định giải thể của doanh nghiệp, phương án giải quyết nợ đến các chủ nợ, người có quyền lợi và nghĩa vụ có liên quan. Thông báo phải có tên, địa chỉ của chủ nợ; số nợ, thời hạn, địa điểm và phương thức thanh toán số nợ đó; cách thức và thời hạn giải quyết khiếu nại của chủ nợ.
*Việc thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp được thực hiện theo thứ tự ưu tiên như trình tự, thủ tục đối với doanh nghiệp giải thể thuộc trường hợp 1.
Bước 3: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp gửi hồ sơ giải thể doanh nghiệp cho Cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày thanh toán hết các khoản nợ của doanh nghiệp.
Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày thanh toán hết các khoản nợ của doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký giải thể doanh nghiệp cho Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Bước 4: Sau thời hạn 180 ngày kể từ ngày thông báo tình trạng đang làm thủ tục giải thể doanh nghiệp nêu tại Bước 1 mà không nhận được phản đối của bên có liên quan bằng văn bản hoặc trong 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ giải thể, Cơ quan đăng ký kinh doanh cập nhật tình trạng pháp lý của doanh nghiệp trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
*Chi tiết hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký giải thể doanh nghiệp nêu tại Bước 3, Bước 4 này được thực hiện theo quy định nêu tại các Bước 7, 8 Phần 2.1 bài viết này (như đối với doanh nghiệp giải thể thuộc trường hợp 1).
*Lưu ý:
– Đối với trường hợp giải thể do bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc theo quyết định của Tòa án (trường hợp 2), doanh nghiệp bắt buộc phải giải thể mà không được quyền dừng thực hiện thủ tục như đối với trường hợp 1.
– Người quản lý công ty có liên quan phải chịu trách nhiệm cá nhân về thiệt hại do việc không thực hiện hoặc không thực hiện đúng quy định về giải thể doanh nghiệp nêu tại Điều 209 Luật Doanh nghiệp 2020.
3. Kết luận
Việc giải thể doanh nghiệp tuy không quá phức tạp về mặt thủ tục nhưng đòi hỏi sự chính xác và đầy đủ trong tiến trình thực hiện, đặc biệt là việc hoàn tất các nghĩa vụ của doanh nghiệp trước khi giải thể. Tuân thủ đúng quy trình giải thể theo quy định sẽ giúp Doanh nghiệp hoàn tất thủ tục một cách nhanh chóng, hiệu quả và tối ưu chi phí thực hiện.
Bài viết trên được Hãng Luật Bạch Tuyết biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo về chủ đề “Hồ sơ và quy trình giải thể Công ty TNHH, Công ty Cổ phần”. Nội dung không phải là ý kiến tư vấn pháp lý cho một trường hợp cụ thể. Các quy định pháp luật được trích dẫn có hiệu lực tại thời điểm đăng tải, tuy nhiên có thể đã được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế sau đó. Vì vậy, Quý khách hàng nên tham khảo ý kiến chuyên gia trước khi áp dụng vào tình huống thực tế.
Nếu Quý khách hàng có thắc mắc liên quan đến chủ đề trên hoặc cần tư vấn pháp lý trong các lĩnh vực khác, vui lòng liên hệ với Hãng Luật Bạch Tuyết theo thông tin sau:
Trụ sở chính: 1132 Lê Đức Thọ, phường An Hội Đông, Thành phố Hồ Chí Minh.
Fanpage: Hãng Luật Bạch Tuyết
Tel: 0986 797 648
Chi nhánh 1: 529/122 Huỳnh Văn Bánh, phường Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh.
Fanpage: Hãng Luật Bạch Tuyết – Chi nhánh Phú Nhuận
Tel: 0376 019 226
Chi nhánh 2: Tầng 3, 56 Bùi Thiện Ngộ, phường Nam Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa.
Fanpage: Hãng Luật Bạch Tuyết – CN Nha Trang
Tel: 0971 926 781
Mail: luatbachtuyet@gmail.com
Website: https://hangluatbachtuyet.com/
Tik.tok: https://www.tiktok.com/@luat_su_nha_trang?lang=vi-VN