Theo quy định của pháp luật, trong một số trường hợp không thể tổ chức cuộc họp đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị có quyền lấy ý kiến các cổ đông bằng văn bản để thông qua nghị quyết Đại hội đồng cổ đông. Cụ thể căn cứ Điều 145 Luật Doanh nghiệp 2014 thì quy trình lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản được thực hiện như sau:
Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ
– Phiếu lấy ý kiến;
– Dự thảo nghị quyết;
– Các tài liệu giải trình dự thảo nghị quyết.
Bước 2. Lập danh sách cổ đông
Căn cứ khoản 1 Điều 137 Luật Doanh nghiệp 2014 thì Danh sách cổ đông được lập trên cơ sở là sổ đăng ký cổ đông của công ty với thời hạn là không sớm hơn 5 ngày trước ngày gửi phiếu lấy ý kiến cho cổ đông.
Bước 3. Gửi hồ sơ cho cổ đông
Sau khi đã thực hiện xong việc lập danh sách cổ đông, Hội đồng quản trị tiến hành gửi toàn bộ hồ sơ cho cổ đông, với thời hạn chậm nhất là 10 ngày trước ngày gửi lại phiếu lấy ý kiến đã trả lời.
Bước 4. Cổ đông gửi lại phiếu lấy ý kiến đã trả lời
Sau khi trả lời bằng phiếu lấy ý kiến, cổ đông phải gửi lại phiếu lấy ý kiến đã trả lời cho công ty thông qua một trong hai hình thức:
– Gửi thư. Phiếu lấy ý kiến phải có chữ ký của cổ đông và phải đặt trong phong bì dán kín, không ai được quyền mở trước khi kiểm phiếu.
– Gửi fax hoặc thư điện tử. Phiếu lấy ý kiến gửi về công ty qua fax hoặc thư điện tử phải được giữ bí mật tuyệt đối tới khi kiểm phiếu.
Bước 5. Hội đồng quản trị tổ chức kiểm phiếu
Hội đồng quản trị tiến hành kiểm phiếu dưới sự giám sát của ban kiểm soát hoặc cổ đông không nắm giữ chức vụ quản lý công ty và lập biên bản kiểm phiếu.
Bước 6. Gửi biên bản kiểm phiếu tới các cổ đông
Với thời hạn là 15 ngày kể từ ngày kết thúc kiểm phiếu, Hội đồng quản trị có phải thông tin tới các cổ đông về biên bản kiểm phiếu bằng một trong hai hình thức:
– Gửi trực tiếp;
– Đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty.
Có thể thấy sau khi kết thúc quy trình lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản, sẽ cho ra một trong hai kết quả đó là nghị quyết Đại hội đồng cổ đông được thông qua hoặc không được thông qua. Trong trường hợp này giá trị pháp lý của các nghị quyết đại hội đồng cổ đông là như nhau mặc dù khác hình thức tiến hành và quy trình thực hiện. Các tài liệu liên quan và nghị quyết đã được thông qua sẽ được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty theo quy định pháp luật.
Vậy liệu giá trị pháp lý của Biên bản kiểm phiếu trong trường hợp lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản có giá trị tương đương với Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông không?
Căn cứ theo Điều 4 Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT sửa đổi bổ sung bởi Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT:
“Điều 4. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trong trường hợp doanh nghiệp thông qua quyết định theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản
Trường hợp Hội đồng thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc Đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần thông qua các quyết định theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản theo quy định của Luật Doanh nghiệp, Biên bản họp trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp quy định tại Nghị định số 78/2015/NĐ-CP , Nghị định số 108/2018/NĐ-CP có thể được thay thế bằng Báo cáo kết quả kiểm phiếu của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc Biên bản kiểm phiếu của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần”
Như vậy, đối với trường hợp lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản thì biên bản kiểm phiếu của Đại hội đồng cổ đông cũng sẽ có giá trị pháp lý tương tự với biên họp Đại hội đồng cổ đông, hay nói cách khác chúng có thể thay thế cho nhau tùy vào hình thức thông qua nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông.
Bài viết khác: Nộp phạt vi phạm giao thông tại nhà
